Privacy Policy (English)
This English-language version governs in the event of any conflict with the Spanish-language version below.
1. Introduction and Scope
FleetWise is operated by Pass Logistics LLC, d/b/a FleetWise ("FleetWise," "we," "us," or "our"), a Florida limited liability company. This Privacy Policy explains what personal data we collect, why we collect it, how we use and share it, and what choices are available to you.
This Policy applies to two groups of individuals: (1) Customers — the fleet operators, admins, and staff who register for and use the FleetWise platform; and (2) Guests — the renters who book a vehicle through a Customer's use of the Service (including through our Direct Bookings checkout, or whose trip information is imported from Turo via a Customer's connected email). Guests do not create a FleetWise account and do not directly agree to our Terms of Service, but because we process personal data about them on a Customer's behalf, this Policy explains that processing too.
2. Personal Data We Collect
From Customers: name, email address, phone number, password (handled by our authentication provider, never stored by us in plain form), role within your company, and business information you choose to provide (legal entity name, EIN, business address, insurance details, bank account's last four digits, accounting software preference).
From Guests, via Direct Bookings: name, email address, phone number, the dates and vehicle selected, and an electronic signature and typed legal name on the rental agreement you complete during checkout.
From Guests, via Turo Email Sync: when a Customer forwards Turo trip emails to their FleetWise import address, we use automated, AI-assisted extraction to read those emails and pull out relevant details — which may include a Guest's name, phone number, trip dates, and vehicle information — so that trip and booking records can be created automatically. We do not control what a Guest previously shared with Turo; we only process what a Customer's forwarded email contains.
Automatically collected data: standard technical information such as IP address, browser type, device information, and usage logs, collected when you or a Guest interact with our website or application.
3. How We Use Personal Data
To provide and operate the Service: creating and managing accounts, processing bookings, generating financial reports, syncing trip data, and facilitating communication between Customers and Guests.
To process payments: payment information you or a Guest submit during checkout is transmitted to Stripe, Inc. for processing; we do not store full payment card numbers ourselves.
To send communications: booking confirmations, payment receipts, pickup and return reminders, and account-related notices, sent by email or WhatsApp.
To power AI-assisted features: automated email extraction (Turo Email Sync), the Fleet Copilot assistant, and AI-assisted accounting reconciliation all involve sending relevant text to a third-party AI service provider for processing, under confidentiality obligations that prohibit that provider from using the data to train its own models on our behalf without authorization.
For security, fraud prevention, and legal compliance, including maintaining audit logs of sensitive account actions.
4. How We Share Personal Data
We do not sell personal data. We do not share mobile information or messaging consent with third parties or affiliates for marketing or promotional purposes. We do not share other personal data with third parties for their own independent marketing purposes.
We share personal data with service providers who help us operate the platform, each acting under contractual confidentiality and data-protection obligations, including: Stripe, Inc. (payment processing), Sent.dm Inc. (WhatsApp and SMS messaging), Google LLC (email connector used for Turo Email Sync, where a Customer has authorized it), third-party AI service providers (automated text extraction and AI-assisted features described above), and our application hosting and infrastructure provider.
If a Customer connects a third-party accounting service (such as QuickBooks), relevant financial data is shared with that service as directed by the Customer.
We may disclose personal data if required by law, subpoena, or other legal process, or to protect the rights, property, or safety of FleetWise, our Customers, Guests, or others.
5. Guest Data — A Note on Our Role
When we process a Guest's personal data — whether collected through Direct Bookings or extracted from a forwarded Turo email — we generally do so at the direction of, and on behalf of, the Customer (the fleet host) who controls that relationship and determines what data is collected and why. If you are a Guest with a question about your personal data, your first point of contact should generally be the host you booked with.
That said, we remain responsible for how we technically process, store, and protect that data on our systems, and we will respond to a direct request from a Guest to the extent we are able, coordinating with the relevant Customer where necessary.
6. Data Retention
We retain Customer account data for as long as the account remains active, and for a limited period afterward to allow for data export and to comply with legal, tax, and accounting obligations.
We retain Guest data (from Direct Bookings or Turo Email Sync) for as long as it remains relevant to the underlying booking and the Customer's own recordkeeping needs, and as required by applicable law.
7. Your Privacy Rights
Depending on your location, you may have the right to request access to, correction of, or deletion of your personal data, and to object to or restrict certain processing. To make a request, contact us at hello@fleetwisesoft.com. If you are a Guest, we may direct your request to the relevant Customer where they are better positioned to fulfill it, consistent with the note above.
California Residents: If you are a California resident, the California Consumer Privacy Act, as amended (CCPA/CPRA), may give you additional rights, including the right to know the categories and specific pieces of personal information we have collected about you, the right to request deletion, the right to request correction of inaccurate information, and the right to opt out of the "sale" or "sharing" of personal information (we do not sell or share personal information as those terms are defined by the CCPA). We will not discriminate against you for exercising these rights. To exercise any of these rights, contact us at hello@fleetwisesoft.com.
8. Data Security
FleetWise is built as a multi-tenant platform. We use technical access controls designed to logically isolate each Customer's data from other Customers, encrypt data in transit, and limit internal access to what is reasonably necessary. No method of transmission or storage is 100% secure, and we cannot guarantee absolute security.
9. Children's Privacy
The Service is not directed to, and we do not knowingly collect personal data from, individuals under the age of 18. If we learn that we have inadvertently collected personal data from a minor, we will take reasonable steps to delete it.
10. Cookies and Similar Technologies
Our website and application may use cookies or similar technologies for essential functionality (such as keeping you logged in) and, where used, basic analytics to understand how our public pages are used. We do not use these technologies for third-party advertising.
11. Third-Party Links
Our Service may reference or link to third-party platforms, including Turo. This Policy does not cover the privacy practices of those third parties, and we encourage you to review their own privacy policies.
12. Changes to This Policy
We may update this Policy from time to time. If we make material changes, we will provide notice — by email or in-app notification to Customers — before the changes take effect. The "Last Updated" date at the top of this page reflects the most recent revision.
13. SMS/Text Messaging Consent
By providing your mobile phone number, you consent to receive text messages (SMS) and WhatsApp messages from FleetWise related to your account, bookings, appointment confirmations, reminders, and pickup/return notices. Consent to receive text messages is not a condition of using the Service. We do not share mobile information or messaging consent with third parties or affiliates for marketing or promotional purposes. Message frequency varies based on your account activity. Message and data rates may apply. Reply STOP at any time to opt out of text messages, or HELP for assistance. Text and WhatsApp messages are delivered via our messaging service provider, Sent.dm Inc.
14. Contact Us
Questions about this Privacy Policy may be directed to hello@fleetwisesoft.com.
Pass Logistics LLC, d/b/a FleetWise — 12956 Mallory Circle Apt 107, Orlando FL 32828
Política de Privacidad (Español)
Esta versión en español se proporciona como cortesía para el Cliente. En caso de conflicto, prevalece la versión en inglés anterior.
1. Introducción y Alcance
FleetWise es operado por Pass Logistics LLC, bajo el nombre comercial FleetWise ("FleetWise," "nosotros" o "nuestro"), una sociedad de responsabilidad limitada constituida en el estado de Florida. Esta Política de Privacidad explica qué datos personales recopilamos, por qué los recopilamos, cómo los usamos y compartimos, y qué opciones tiene usted al respecto.
Esta Política aplica a dos grupos de personas: (1) Clientes — los operadores de flota, administradores y personal que se registran y usan la plataforma FleetWise; y (2) Huéspedes — quienes reservan un vehículo a través del uso que un Cliente hace del Servicio (incluyendo mediante nuestro checkout de Reservas Directas, o cuya información de viaje se importa desde Turo a través del correo conectado de un Cliente). Los Huéspedes no crean una cuenta de FleetWise ni aceptan directamente nuestros Términos de Servicio, pero como procesamos datos personales sobre ellos en nombre de un Cliente, esta Política también explica ese procesamiento.
2. Datos Personales que Recopilamos
De los Clientes: nombre, correo electrónico, número de teléfono, contraseña (gestionada por nuestro proveedor de autenticación, nunca almacenada por nosotros en texto plano), rol dentro de su empresa, e información de negocio que usted decida proporcionar (nombre legal de la entidad, EIN, dirección del negocio, detalles de seguro, últimos cuatro dígitos de cuenta bancaria, software de contabilidad preferido).
De los Huéspedes, vía Reservas Directas: nombre, correo electrónico, número de teléfono, las fechas y el vehículo seleccionado, y una firma electrónica y nombre legal escrito en el acuerdo de renta que se completa durante el checkout.
De los Huéspedes, vía Sincronización de Correos de Turo: cuando un Cliente reenvía correos de viajes de Turo a su dirección de importación de FleetWise, usamos extracción automatizada asistida por IA para leer esos correos y obtener los detalles relevantes — que pueden incluir el nombre del Huésped, número de teléfono, fechas del viaje e información del vehículo — para que los registros de viajes y reservas se creen automáticamente. No controlamos lo que un Huésped compartió previamente con Turo; solo procesamos lo que contiene el correo reenviado por el Cliente.
Datos recopilados automáticamente: información técnica estándar como dirección IP, tipo de navegador, información del dispositivo, y registros de uso, recopilados cuando usted o un Huésped interactúan con nuestro sitio web o aplicación.
3. Cómo Usamos los Datos Personales
Para proporcionar y operar el Servicio: crear y gestionar cuentas, procesar reservas, generar reportes financieros, sincronizar datos de viajes, y facilitar la comunicación entre Clientes y Huéspedes.
Para procesar pagos: la información de pago que usted o un Huésped proporcionan durante el checkout se transmite a Stripe, Inc. para su procesamiento; nosotros no almacenamos los números completos de tarjetas de pago.
Para enviar comunicaciones: confirmaciones de reserva, recibos de pago, recordatorios de recogida y devolución, y avisos relacionados con la cuenta, enviados por correo electrónico o WhatsApp.
Para habilitar funciones asistidas por IA: la extracción automatizada de correos (Sincronización de Turo), el asistente Fleet Copilot, y la reconciliación contable asistida por IA implican enviar texto relevante a un proveedor externo de servicios de IA para su procesamiento, bajo obligaciones de confidencialidad que le prohíben usar los datos para entrenar sus propios modelos sin autorización.
Para seguridad, prevención de fraude, y cumplimiento legal, incluyendo el mantenimiento de registros de auditoría de acciones sensibles de cuenta.
4. Cómo Compartimos los Datos Personales
No vendemos datos personales. No compartimos información móvil ni el consentimiento de mensajería con terceros ni afiliados para fines de mercadeo o promocionales. No compartimos otros datos personales con terceros para sus propios fines de mercadeo independientes.
Compartimos datos personales con proveedores de servicios que nos ayudan a operar la plataforma, cada uno bajo obligaciones contractuales de confidencialidad y protección de datos, incluyendo: Stripe, Inc. (procesamiento de pagos), Sent.dm Inc. (mensajería de WhatsApp y SMS), Google LLC (conector de correo usado para la Sincronización de Turo, cuando un Cliente lo ha autorizado), proveedores externos de servicios de IA (extracción automatizada de texto y funciones asistidas por IA descritas arriba), y nuestro proveedor de hospedaje e infraestructura de la aplicación.
Si un Cliente conecta un servicio contable de terceros (como QuickBooks), los datos financieros relevantes se comparten con ese servicio según lo indique el Cliente.
Podemos divulgar datos personales si lo requiere la ley, una citación judicial u otro proceso legal, o para proteger los derechos, la propiedad o la seguridad de FleetWise, nuestros Clientes, Huéspedes, u otras personas.
5. Datos de Huéspedes — Una Nota sobre Nuestro Rol
Cuando procesamos los datos personales de un Huésped —ya sea recopilados a través de Reservas Directas o extraídos de un correo de Turo reenviado— generalmente lo hacemos por instrucción de, y en nombre de, el Cliente (el host de la flota) que controla esa relación y determina qué datos se recopilan y por qué. Si usted es un Huésped con una pregunta sobre sus datos personales, su primer punto de contacto debería ser generalmente el host con quien reservó.
Dicho esto, seguimos siendo responsables de cómo procesamos, almacenamos y protegemos técnicamente esos datos en nuestros sistemas, y responderemos a una solicitud directa de un Huésped en la medida de lo posible, coordinando con el Cliente correspondiente cuando sea necesario.
6. Retención de Datos
Conservamos los datos de cuenta del Cliente mientras la cuenta permanezca activa, y por un período limitado después para permitir la exportación de datos y cumplir con obligaciones legales, fiscales y contables.
Conservamos los datos de Huéspedes (de Reservas Directas o Sincronización de Turo) mientras sean relevantes para la reserva subyacente y las necesidades de registro del propio Cliente, y según lo requiera la ley aplicable.
7. Sus Derechos de Privacidad
Dependiendo de su ubicación, usted puede tener derecho a solicitar acceso, corrección o eliminación de sus datos personales, y a oponerse o restringir cierto procesamiento. Para hacer una solicitud, contáctenos en hello@fleetwisesoft.com. Si usted es un Huésped, podemos dirigir su solicitud al Cliente correspondiente cuando esté mejor posicionado para atenderla, conforme a la nota anterior.
Residentes de California: Si usted es residente de California, la Ley de Privacidad del Consumidor de California, con sus enmiendas (CCPA/CPRA), puede otorgarle derechos adicionales, incluyendo el derecho a conocer las categorías y datos específicos de información personal que hemos recopilado sobre usted, el derecho a solicitar su eliminación, el derecho a solicitar la corrección de información inexacta, y el derecho a optar por no participar en la "venta" o "el compartir" de información personal (nosotros no vendemos ni compartimos información personal según esos términos los define la CCPA). No lo discriminaremos por ejercer estos derechos. Para ejercer cualquiera de estos derechos, contáctenos en hello@fleetwisesoft.com.
8. Seguridad de los Datos
FleetWise está construido como una plataforma multi-tenant. Usamos controles técnicos de acceso diseñados para aislar lógicamente los datos de cada Cliente de otros Clientes, cifrar los datos en tránsito, y limitar el acceso interno a lo razonablemente necesario. Ningún método de transmisión o almacenamiento es 100% seguro, y no podemos garantizar seguridad absoluta.
9. Privacidad de Menores
El Servicio no está dirigido a, y no recopilamos a sabiendas datos personales de, personas menores de 18 años. Si nos enteramos de que hemos recopilado inadvertidamente datos personales de un menor, tomaremos medidas razonables para eliminarlos.
10. Cookies y Tecnologías Similares
Nuestro sitio web y aplicación pueden usar cookies o tecnologías similares para funcionalidad esencial (como mantener su sesión iniciada) y, cuando se usen, análisis básico para entender cómo se utilizan nuestras páginas públicas. No usamos estas tecnologías para publicidad de terceros.
11. Enlaces a Terceros
Nuestro Servicio puede referenciar o enlazar a plataformas de terceros, incluyendo Turo. Esta Política no cubre las prácticas de privacidad de esos terceros, y le recomendamos revisar sus propias políticas de privacidad.
12. Cambios a Esta Política
Podemos actualizar esta Política ocasionalmente. Si hacemos cambios materiales, daremos aviso —por correo electrónico o notificación dentro de la aplicación a los Clientes— antes de que los cambios entren en vigor. La fecha de "Última actualización" al inicio de esta página refleja la revisión más reciente.
13. Consentimiento de Mensajes de Texto (SMS)
Al proporcionar su número de teléfono celular, usted acepta recibir mensajes de texto (SMS) y mensajes de WhatsApp de FleetWise relacionados con su cuenta, reservas, confirmaciones de citas, recordatorios, y avisos de recogida/devolución. El consentimiento para recibir mensajes de texto no es una condición para usar el Servicio. No compartimos información móvil ni el consentimiento de mensajería con terceros ni afiliados para fines de mercadeo o promocionales. La frecuencia de los mensajes varía según la actividad de su cuenta. Pueden aplicar tarifas de mensajes y datos. Responda STOP en cualquier momento para dejar de recibir mensajes de texto, o HELP para obtener ayuda. Los mensajes de texto y WhatsApp son entregados a través de nuestro proveedor de servicios de mensajería, Sent.dm Inc.
14. Contacto
Las preguntas sobre esta Política de Privacidad pueden dirigirse a hello@fleetwisesoft.com.
Pass Logistics LLC, operando como FleetWise — 12956 Mallory Circle Apt 107, Orlando FL 32828